Западные стандарты делового этикета все больше входят в нашу жизнь, в т.ч. и та часть, что касается поиска работы. Значительное количество серьезных отечественных и зарубежных компаний имеют в своей структуре HR департаменты.
Эти отделы укомплектованны профессиональным штатом менеджеров по персоналу или рекрутеров.
Подход к рассмотрению кандидатур (особенно тех, кто претендует на серьезную должность) в таких компаниях достаточно тщательный. Поэтому, перед соискателем вакансии в данной организации, стоит серьезная задача как привлечь внимание к своей кандидатуре и увеличить эффект от резюме.
На Западе уже давно используют для этих целей такой документ как сопроводительное письмо. Сопроводительное письмо это документ, который служит плацдармом для привлечения внимания к Вашей кандидатуре, а успешное его составление гарантирует то, что рекрутер перейдет к рассмотрению следующего важного документа – резюме.
В каких случаях целесообразно составлять сопроводительное письмо?
Можно выделить три основных случая.
Во-первых, при отправке резюме через электронную почту в форме файла-вложения. В таком случае сопроводительное письмо просто необходимо, так как e-mail с вложением просто удалят, не разбираясь с его содержимым.
Во-вторых, при отправке комплекта документов (резюме, рекомендательных писем, копий дипломов, сертификатов и т.д.) через обычную почту. Такой способ часто рекомендуется применять при отправке документов в солидные отечественные и зарубежные компании, при этом сопроводительное письмо поможет рекрутеру или менеджеру по персоналу с первых минут сформировать представление о серьезности намерений соискателя.
Третьим можно отметить случай, когда пакет документов соискателя передается лично секретарю или менеджеру, в таком случае сопроводительное письмо позволит выделить ваши документы из стопки документов других кандидатов.
Какая структура сопроводительного письма?
Можно выделить четыре основных части сопроводительного письма.
Первое это шапка. Шапка обычно оформляется в стиле делового письма и содержит:
Ваша ФИО
Ваш адрес
Ваш e-mail
Контактный телефон
Название компании, в которую отправляете письмо
ФИО лица, которому адресуется письмо
Дата составления письма
Вторая часть это непосредственно само тело письма.
Если Вы адресуете его конкретному человеку, то нужно начать с приветствия. Уважаемый (ая) … Далее нужно раскрыть цель Вашего обращения в данную компанию, т.е. для чего Вы обратились к этому человеку.
В следующим абзаце кратко отметьте информацию о своих профессиональных качествах и навыках, а также опыте и местах работы с указанием направления деятельности фирмы, например, компания Балко - остекление балкона. Данный раздел является одним из ключевых, поэтому уделите ему особое внимание.
Последним параграфом в теле сопроводительного письма должен быть перечень прилагаемых документов и слова благодарности читателю, за его внимание.
В предпоследней части необходимо подписать письмо.
Например,
С уважением…. (подпись)
С наилучшими пожеланиями …. (подпись)
В завершающей части указывают перечень прилагаемых к сопроводительному письму документов.
Как оформить сопроводительное письмо?
Обычно оформление сопроводительного письма ничем не отличается от любого другого делового документа. Объем текста не должен превышать 1000-1500 знаков (с пробелами), иначе рекрутер просто устанет его читать. Размер шрифта для заголовков, не должен превышать 14 пунктов; остальной текст в письме не должен превышать 12 пунктов. Если Вы отправляете письмо по почте, то распечатайте его на листе белой писчей бумаги формата А4.
Какие распространенные ошибки допускают соискатели в сопроводительном письме?
Вот наиболее распространенные ошибки, которые допускают соискатели при составлении сопроводительных писем:
- отсутствие даты составления письма;
- написанные с ошибками ФИО получателя или название компании;
- большой объем письма;
- грамматические ошибки в тексте сопроводительного письма.
Если Вы затрудняетесь сами оформить и составить сопроводительное письмо, то можно воспользоваться профессиональными примерами сопроводительных писем, представленными у нас на сайте.
Опубликовано webresume в 10 Март, 2011 - 01:01
Posted in